Pour envoyer une relance à vos clients, vous avez certains éléments à préciser.
Si c'est une création de relance, vous pouvez choisir d'insérer un modèle, qui remplira automatiquement la plupart des options.
1) La date d'envoi (obligatoire)
Il faut choisir la date d'envoi de votre relance.
Cette date est par défaut soit défini automatiquement, soit c'est la date du jour.
Vous pouvez la changer pour la date qui vous convient.
2) Descriptif court (obligatoire)
Il faut simplement décrire la raison de cette action, exemple : Première relance. Cela vous sera utile dans l'historique pour rapidement comprendre à quoi à servi cette relance.
3) Description (optionnel)
Si vous avez besoin de préciser quelques éléments, pour plus de détails.
4) Validation (optionnel)
Une fois créé, la relance partira automatiquement à la date choisie. Vous pouvez décider, notamment si cette relance est dans le futur, qu'il faudra une validation avant envoi, afin d'éviter qu'elle parte automatiquement.
Attention : si la relance était déjà prévue comme à valider, vous ne pouvez pas changer cette option, il faudra la valider obligatoirement après sa création, ceci afin d'éviter un envoi automatique.
5) A conserver (optionnel)
Une relance est à associé à un scénario. Si ce scénario change ou s'arrête, par exemple si le client a payé ses dettes ou si un critère change, alors cette relance sera supprimée. Cela afin d'éviter par exemple d'envoyer un relance menaçante alors que le locataire a payé.
Si vous souhaitez absolument que cette relance parte, même si le client change de scénario, alors il faut sélectionner l'option A conserver.
6) Groupe de relance (optionnel)
Si votre organisation a des groupes de scénarios (par exemple scénario Rejet, Assurances, Contentieux, etc...), vous pouvez choisir d'affecter cette relance à un groupe en particulier.
Ainsi, la relance s'inscrira dans le scénario du groupe en question.
Attention :
- pour choisir un groupe en particulier, il faut que ce locataire soit concernée par ce groupe.
- une fois associé à un groupe, cette relance va s'inscrire dans le scénario en cours. Donc si le scénario change, cette relance va être supprimé, sauf si vous choisissez l'option A conserver.
7) Destinataires (obligatoire)
Il vous faut choisir le ou les contacts a qui la relance va être envoyée. En fonction du contact, le contenu dynamique sera modifiée (civilité, nom, etc...).
8) Contenu
A voir ici https://dunforce.freshdesk.com/a/solutions/articles/6000245273?lang=fr
9) Envoi immédiat
Vous pouvez décider d'envoyer dès la création ou la modification votre relance avec cette option. Sinon la relance partira selon les horaires définies au niveau des paramètres / personnalisation.
