Créer un modèle de Séquence consiste à concevoir à l’avance le déroulé complet d’un traitement, avant de l’appliquer à des dossiers.

Il ne s’agit pas de lancer une Séquence sur un client, mais de définir un cadre de pilotage :

  • les étapes,
  • les actions,
  • les conditions,
  • les fonctions responsables,
  • les repères utilisés.

1. Où créer un modèle de Séquence

Les modèles de Séquences se créent dans les paramètres :

Paramètres → Séquences

C’est à ce niveau que vous concevez les modèles qui seront ensuite disponibles pour les équipes.

2. La logique à avoir avant de commencer

Avant toute configuration, il est indispensable de répondre à ces questions :

  1. Quelle situation je traite ?
    (ex. : contentieux, réclamation, demande administrative)
  2. Quelles sont les grandes étapes possibles ?
    (ex. : demande → relance → validation → clôture)
  3. Quelles décisions peuvent faire changer le chemin ?
    (ex. : réponse reçue / non reçue, validation / refus)

Une Séquence est un arbre de décision, pas un parcours figé.

3. Structure d’un modèle de Séquence

Un modèle de Séquence est composé de :

  • Étapes
  • Actions
  • Conditions et enchaînements
  • Fonctions responsables
  • Repères (attributs)

Ces éléments définissent comment un dossier évoluera dans le temps.

4. Créer les étapes

Une étape correspond à un moment clé du traitement.

Pour chaque étape :

  • vous définissez les actions à réaliser,
  • vous attendez un résultat,
  • vous orientez la suite du traitement.

Les étapes structurent la progression logique du dossier.

5. Ajouter les actions

Une action correspond à ce qui doit être fait concrètement :

  • créer une tâche,
  • envoyer ou valider une relance,
  • demander un document,
  • effectuer une vérification.

Chaque action est :

  • liée à une étape,
  • associée à une fonction responsable,
  • suivie et tracée.

6. Définir le responsable d’une action (fonction)

Dans un modèle de Séquence, on ne désigne jamais une personne.

Pour chaque action, on définit :

  • la fonction responsable de l’action,
  • c’est-à-dire la fonction qui doit :
    • valider l’action (si elle n’est pas automatique),
    • ou superviser son exécution.

Les fonctions disponibles sont définies dans :
Paramètres → Personnalisation → Fonctions

Exemples de fonctions :

  • Gestionnaire
  • Responsable contentieux
  • Avocat
  • Huissier

7. Associer les intervenants aux fonctions (au niveau du client)

Lorsqu’une Séquence est utilisée sur un dossier client :

  • chaque fonction est associée à un intervenant réel,
  • cette association se fait dans la fiche client, onglet Séquence.

➡️ Le modèle définit qui doit agir (fonction)
➡️ Le dossier définit qui agit concrètement (intervenant)

Changer l’intervenant modifie automatiquement les actions à venir.

8. Utiliser des repères (attributs)

Certaines Séquences nécessitent de s’appuyer sur des informations clés, appelées repères.

Définir un repère

Un repère est un attribut (souvent une date ou un résultat), défini dans :
Paramètres → Attributs → Repères de séquence

Exemples :

  • Date d’audience
  • Date de réunion
  • Résultat d’une commission
  • Date de réponse attendue

Associer un repère à une Séquence

Dans le modèle de Séquence :

  • le repère est sélectionné via un menu déroulant,
  • il peut être utilisé :
    • dans les conditions,
    • dans les délais,
    • comme point de référence pour déclencher une action.

9. Personnaliser le contenu des actions (variables / tags)

Le contenu des actions (tâches, relances, messages) peut être personnalisé.

  • Les contenus utilisent des variables (tags),
  • ces variables sont remplacées automatiquement par les données du dossier.

Exemples :

  • nom du client,
  • montant,
  • date issue d’un repère,
  • intervenant concerné.

Cela permet des actions contextuelles, sans ressaisie manuelle.

10. Modifier un modèle de Séquence

Un modèle de Séquence peut être modifié à tout moment :

  • ajout ou suppression d’étapes,
  • ajustement des conditions,
  • modification des fonctions responsables,
  • ajout ou changement de repères.

Ces modifications :

  • s’appliquent aux utilisations futures,
  • n’affectent pas les actions déjà réalisées sur les dossiers en cours.

11. Bonnes pratiques

  • Commencer par une Séquence simple
  • Ajouter les conditions progressivement
  • Toujours prévoir une sortie claire
  • Définir les fonctions avant les intervenants
  • Tester sur quelques dossiers avant généralisation

En résumé

Créer un modèle de Séquence, c’est définir :

  • quoi faire,
  • dans quel ordre,
  • quelle fonction est responsable,
  • quels repères structurent le temps,

afin de piloter des dossiers complexes de manière claire, cohérente et traçable.