1. L’action n’est pas attribuée à la bonne personne

Si une action arrive mais :

  • n’est pas attribuée à la bonne personne
  • ou n’arrive pas au bon moment

? Le problème vient généralement de la définition du responsable.

Deux causes possibles :

  • au niveau de l’action :
    le rôle responsable défini dans l’action n’est pas le bon
  • au niveau des intervenants :
    le rôle est correct, mais l’intervenant associé à ce rôle n’est pas la bonne personne

Bon réflexe :

  • vérifier l’action (responsable / rôle)
  • vérifier l’onglet Séquence → Intervenants
  • s’assurer que chaque rôle est bien associé au bon intervenant

2. Vérifier les intervenants avant et après le lancement d’une Séquence (point critique)

Lorsqu’une Séquence est lancée, il est essentiel de vérifier que tous les intervenants nécessaires existent et sont correctement associés.

Si :

  • une tâche n’arrive pas
  • une action est invisible
  • ou une validation manque

? C’est très souvent lié à une mauvaise association des intervenants.

Bon réflexe :

  • ouvrir l’onglet Séquence → Intervenants
  • vérifier que tous les rôles attendus sont présents
  • vérifier que chaque rôle est bien lié à un intervenant valide (interne ou externe)

3. Commentaires des partenaires (avocat, huissier, etc.)

Les commentaires ajoutés par un partenaire externe :

  • sont envoyés au gestionnaire du dossier

Si un utilisateur n’est pas le gestionnaire mais souhaite être informé :

  • il doit s’abonner à la Séquence

? Il suffit de cliquer sur la cloche au niveau de la Séquence pour recevoir les notifications.

4. Une action ne se déclenche pas : vérifier les délais et les repères

Si une action attendue n’apparaît pas :

  • elle peut être volontairement différée
  • selon un délai (ex. : attendre 2 mois)
  • ou selon une date définie dans un repère de Séquence

À propos des repères de Séquence

Les repères sont des attributs liés au client et à la Séquence
(ex. : date d’audience).

  • Ils sont définis dans Paramètres → Attributs
  • Ils sont utilisés dans le modèle de Séquence
  • Ils doivent être renseignés par l’utilisateur lors de l’exécution

? Si un repère n’est pas renseigné ou si la date n’est pas atteinte, l’action ne se déclenche pas.

5. Bibliothèque / Drive et partenaires externes

Un dossier dans la Bibliothèque (Drive) est toujours associé à un partenaire
(avocat, huissier, prestataire).

Lorsqu’un partenaire externe est associé :

  • il faut penser à cocher l’option d’association du Drive
  • sinon, le partenaire n’aura pas accès aux documents

Règle importante :

  • un partenaire externe accède au Drive uniquement lorsqu’une Séquence est lancée
  • sauf en cas de création manuelle du Drive

? Lors d’une création ou modification d’association, toujours vérifier que le Drive est bien lié.

6. Le destinataire d’une relance n’existe pas ou n’a pas de coordonnées

Si une relance est prévue dans une Séquence mais que :

  • le destinataire n’existe pas
  • ou que ses coordonnées sont manquantes (email, adresse, etc.)

? La relance passe en erreur, exactement comme dans un scénario.

Action à effectuer :

  • compléter ou corriger les coordonnées du contact
  • valider : la relance partira automatiquement

7. Autres cas

D’autres cas particuliers ou questions fréquentes pourront être ajoutés ultérieurement.